Επισυνάπτεται μετάφραση. Πώς να γράψετε ένα email στα αγγλικά. Διεύθυνση email στα αγγλικά
Είναι πολύ δύσκολο να φανταστεί κανείς τη σύγχρονη επιχείρηση χωρίς επαγγελματική αλληλογραφία. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε συνεργασία με διεθνείς εταιρείες. Αλλά συχνά γράφουν επαγγελματική επιστολή στα αγγλικάείναι αρκετά δύσκολο.
Δεν μου αρέσει να αφήνω τίποτα ημιτελές, έχω την απόλυτη ανάγκη να βλέπω ότι κάθε τηλεφώνημα επιστρέφεται, κάθε γράμμα απαντάται.
Δεν μου αρέσει να αφήνω τίποτα ημιτελές. Πρέπει οπωσδήποτε να δω ότι κάθε τηλεφώνημα απαντάται και κανένα email δεν μένει αναπάντητο.
~ Alan W. Livingston
Όπως γνωρίζετε, έχουν τα δικά τους χαρακτηριστικά. Στην επαγγελματική αλληλογραφία στα αγγλικά, είναι απαραίτητο όχι μόνο να δείξετε γνώση της γλώσσας, αλλά και να διευθετήσετε εργασιακά ζητήματα, τηρώντας μια συγκεκριμένη δομή και καθοδηγούμενοι από τους κανόνες της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας.
Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε ποιες επαγγελματικές επιστολές υπάρχουν στα αγγλικά, εξοικειωθείτε με φράσεις και κλισέ. Βρείτε επίσης παραδείγματα και έτοιμες επαγγελματικές επιστολέςστα αγγλικά με μετάφραση.
Επαγγελματικές επιστολές στα αγγλικά με μετάφραση
Στην επαγγελματική αλληλογραφία, υπάρχουν διάφορα πρότυπα επαγγελματικών επιστολών στα αγγλικά, ανάλογα με το θέμα και τον σκοπό της επιστολής.
Υπάρχουν πολλά είδη επαγγελματικών επιστολών, στο άρθρο μας επιλέξαμε τα πιο συνηθισμένα.
(Συγχαρητήρια επιστολή)
Συχνά αποστέλλεται σε υπαλλήλους ή συνεργάτες για να τονίσει την προσωπική τους συμβολή στην ανάπτυξη του κλάδου ή για να τους συγχαρεί για προσωπικά επιτεύγματα και αξέχαστες ημερομηνίες.
| Ένα παράδειγμα συγχαρητηρίων επιστολών στα αγγλικά | Μετάφραση στα ρωσικά |
|---|---|
| Κύριε Τζον Λιούις γενικός διευθυντής Hoverny Ltd 4567 Snake street Όκλαντ, Καλιφόρνια Χάουαρντ Στάνλεϊ 1 Οκτωβρίου 2015 Αγαπητέ κύριε Stanley, |
Από: κ. John Lewis, Διευθύνων Σύμβουλος Hoverny Ltd 4567 Snake Street, Όκλαντ, Καλιφόρνια Προς: Χάουαρντ Στάνλεϊ Αγαπητέ κύριε Stanley, |
Επιστολή πρόσκλησης
Τις περισσότερες φορές επιχειρήσεις Επιστολή πρόσκλησηςαποστέλλεται για πρόσκληση σε εκδηλώσεις που σχετίζονται με τις δραστηριότητες της εταιρείας.
| Ένα παράδειγμα επιστολής πρόσκλησης στα αγγλικά | Μετάφραση στα ρωσικά |
|---|---|
| Αγαπητέ Charles Milton, Θα ήθελα να σας προσκαλέσω σε ένα σεμινάριο που είμαι σίγουρος ότι θα σας ενδιαφέρει. Το Σεμινάριο 3D Technologies που πραγματοποιήθηκε στο Συνεδριακό Κέντρο Crocus της Μόσχας στις 13 Ιουνίου θα περιλαμβάνει διαλέξεις από αρκετούς βασικούς προγραμματιστές και σχεδιαστές στον τομέα της τρισδιάστατης μοντελοποίησης, με θέματα όπως τριγραμμικό φιλτράρισμα, anti-aliasing και mipmapping. Σας επισυνάπτω 3 εισιτήρια. Ελπίζω να αποφασίσετε να παρευρεθείτε και ανυπομονώ να σας δω εκεί. Ιγκόρ Πετρόφ, |
Αγαπητέ Charles Milton, Θα ήθελα να σας προσκαλέσω σε ένα σεμινάριο που είμαι σίγουρος ότι θα σας ενδιαφέρει. Ένα εργαστήριο για την τεχνολογία 3D που θα πραγματοποιηθεί στο Συνεδριακό Κέντρο Crocus της Μόσχας στις 13 Ιουνίου θα περιλαμβάνει διαλέξεις από αρκετούς βασικούς προγραμματιστές και σχεδιαστές σχετικά με την τρισδιάστατη μοντελοποίηση, συμπεριλαμβανομένου του τριγραμμικού φιλτραρίσματος, του anti-aliasing και του mipmapping. Σας επισυνάπτω 3 εισιτήρια. Ελπίζω να λάβετε μέρος στο εργαστήριο και ανυπομονώ να σας γνωρίσω. Με εκτιμιση, Ιγκόρ Πετρόφ, |
Επιστολή αποδοχής
Επιστολή αποδοχήςπολύ επιθυμητό στο γραμματοκιβώτιό σας, γιατί σας ειδοποιεί για μια προσφορά εργασίας.
| Παράδειγμα επιστολής αίτησης εργασίας στα αγγλικά | Μετάφραση στα ρωσικά |
|---|---|
| Κυρία Τζέιν Τούμιν Διευθυντής ανθρωπίνου δυναμικού Sommertim 7834 Irving Street Ντένβερ, Κολοράντο Κυρία Λιν 15 Φεβρουαρίου 2016 Αγαπητή κυρία Lean Jan Tumin, |
Από: κα Jane Tyumin, διευθυντής προσωπικού Sommertim 7834 Irving Street, Ντένβερ, Κολοράντο Προς: κα Λιν Αγαπητή κα Λιν Με εκτιμιση, Jane Tyumin, |
Επιστολή αίτησης
Περιέχει και προσφέρετε τον εαυτό σας ως υπάλληλος. Μην το μπερδεύετε με αυτό για το οποίο μιλήσαμε νωρίτερα!
| Παράδειγμα επιστολής αίτησης στα αγγλικά | Μετάφραση στα ρωσικά |
|---|---|
| Κίρα Σταν 7834 Ανατολική οδός Σικάγο, Ιλινόις Τάση & Μόδα Αγαπητοί κύριοι Κίρα Σταν |
Από: κα Kira Stan 7834 East Street, Σικάγο, Ιλινόις Προς: Trend & Fashion Αγαπητοί κύριοι Με εκτιμιση, Κίρα Σταν |
Επιστολή προσφοράς (Εμπορική Προσφορά)
Μια τέτοια επιστολή αποστέλλεται στον πιθανό επιχειρηματικό σας συνεργάτη με τους όρους και τις προϋποθέσεις και τις προτάσεις συνεργασίας σας.
| Ένα παράδειγμα επιστολής προσφοράς στα αγγλικά | Μετάφραση στα ρωσικά |
|---|---|
| Κύριε Ντιν Χιπ γενικός διευθυντής Τριαντάφυλλα για σένα 4567 Camino Street Σαν Ντιέγκο, Καλιφόρνια Κυρία Όλγα Λίνετ 10 Μαρτίου 2016 Αγαπητή κυρία Linnet Με εκτίμηση, Κύριε Ντιν Χιπ |
Από: κ. Dean Hipp, Διευθύνων Σύμβουλος Τριαντάφυλλα για σένα 4567 Camino Street, Σαν Ντιέγκο, Καλιφόρνια Προς: κα Lynette, Αγαπητή κα Linnet Με εκτιμιση, Dean Hipp, |
Γράμμα παραπόνων
Γράμμα παραπόνωνπεριέχει ένα παράπονο ή αξιώσεις σχετικά με την ποιότητα των παρεχόμενων αγαθών ή υπηρεσιών που αγοράστηκαν.
| Δείγμα επιστολής καταγγελίας στα αγγλικά | Μετάφραση στα ρωσικά |
|---|---|
| Κύριε Τζακ Λούπιν 7834 17th Street Ντιτρόιτ, Μίσιγκαν Electronics Ltd 25 Απριλίου 2017 Αγαπητοί κύριοι, πιστά σου, Τζακ Λούπιν |
Από: κ. Τζακ Λούπιν 7834 17th Street, Ντιτρόιτ, Μίσιγκαν Προς: Electronics Ltd Αξιότιμοι Κύριοι, γράφω για να σας ενημερώσω ότι χθες παρέλαβα τη νέα μου τηλεόραση, η οποία παραδόθηκε από την υπηρεσία παράδοσης. Η συσκευασία ήταν χωρίς εμφανείς ζημιές, οπότε υπέγραψα όλα τα έγγραφα και πλήρωσα το υπόλοιπο ποσό. Αλλά όταν άνοιξα τη συσκευασία, βρήκα μερικές γρατσουνιές στο μπροστινό πάνελ. Θα ήθελα να αντικαταστήσω την τηλεόραση με άλλη ή να πάρω τα χρήματά μου πίσω. Ενημερώστε με για την απόφασή σας εντός 2 ημερών. Με εκτιμιση, Τζακ Λούπιν |
Επιστολή Συγγνώμης
Επιστολή συγγνώμης Επιστολή Συγγνώμης) συνήθως αποστέλλεται ως απάντηση σε μια επιστολή καταγγελίας για να ζητήσει συγγνώμη από τον αγοραστή ή να ξεκαθαρίσει μια παρεξήγηση.
| Ένα παράδειγμα επιστολής συγγνώμης στα αγγλικά | Μετάφραση στα ρωσικά |
|---|---|
| Κύριε Ντέρεκ Σμιθ γενικός διευθυντής Electronics Ltd 9034 Commerce Street Ντιτρόιτ, Μίσιγκαν ΗΠΑ, 90345 Κύριε Τζακ Λούπιν 28 Απριλίου 2017 Αγαπητέ κύριε Lupin, Με εκτίμηση, Κύριε Ντέρεκ Σμιθ |
Από: κ. Derek Smith, γενικός διευθυντής, Electronics Ltd 9034 Commerce Street, Ντιτρόιτ, Μίσιγκαν US 90345 Προς: τον κύριο Τζακ Λούπιν Αγαπητέ κύριε Λούπιν, Λυπούμαστε πολύ που μάθαμε ότι η τηλεόραση, που σας παραδώσαμε στις 24 Απριλίου, αποδείχθηκε ότι ήταν γρατσουνισμένη. Δεν έχουμε ιδέα πώς θα μπορούσε να συμβεί αυτό, και ως εκ τούτου ζητούμε τη βαθύτατη συγγνώμη μας για αυτό το δυσάρεστο περιστατικό και είμαστε έτοιμοι να ανταλλάξουμε τη γδαρμένη τηλεόρασή σας με άλλη. Με εκτιμιση, Ντέρεκ Σμιθ |
Επιστολή λύπης και συλλυπητήρια (Επιστολή Συμπαράστασης)
Είναι πολύ σημαντικό για κάθε άτομο να νιώθει υποστήριξη σε δύσκολες στιγμές, είτε πρόκειται για στενό φίλο, συνάδελφο ή επιχειρηματικό συνεργάτη.
επαγγελματική συλλυπητήρια επιστολή αγγλική γλώσσασυνήθως αποτελείται από τα ακόλουθα μέρη:
- Έκφραση συλλυπητηρίων σε σχέση με τον θάνατο ενός ατόμου.
- Οι αναμνήσεις σας από αυτόν, απαρίθμηση των θετικών του ιδιοτήτων.
- Επαναλαμβάνοντας τα συλλυπητήριά σας. Επικοινωνήστε μαζί σας για βοήθεια εάν παραστεί ανάγκη.
Συνιστάται να συμπληρώσετε μια τέτοια επιστολή με τις δικές σας αναμνήσεις ενός ατόμου ή, εάν δεν τον γνωρίζετε προσωπικά, τότε με το καλό που ξέρατε ή ακούσατε γι 'αυτόν.
| Ένα παράδειγμα συλλυπητήριας επιστολής στα αγγλικά | Μετάφραση στα ρωσικά |
|---|---|
| Αγαπητέ κύριε Smith, Σήμερα το πρωί ακούσαμε τα θλιβερά νέα του θανάτου της συζύγου σας… Όλοι οι υπάλληλοι του τμήματός μας έχουν στείλει την υποστήριξή τους και τα συλλυπητήρια τους. Μην ανησυχείτε για τα επερχόμενα έργα και συναντήσεις που θα γίνουν τον επόμενο μήνα. Εάν υπάρχει κάποια αναφορά που απαιτείται, θα τη λάβω από άλλα μέλη της ομάδας. Αν υπάρχει κάτι στο οποίο μπορούμε να σας βοηθήσουμε, μη διστάσετε να μας καλέσετε στο 12345678. με εκτιμιση, |
Αγαπητέ κύριε Smith Σήμερα το πρωί ακούσαμε τη θλιβερή είδηση του θανάτου της συζύγου σας... Όλα τα μέλη του τμήματός μας εκφράζουν τη συμπαράστασή τους και τα συλλυπητήρια τους. Μην ανησυχείτε για τα επερχόμενα έργα και συναντήσεις που θα γίνουν τον επόμενο μήνα. Εάν υπάρχει κάποια αναφορά που απαιτείται, θα τη λάβω από άλλα μέλη της ομάδας. Αν υπάρχει κάτι που μπορούμε να σας βοηθήσουμε, καλέστε μας στο 12345678. Με εκτιμιση, |
Επιστολή αιτήματος/Επιστολή ερωτήματος
Μια επιστολή αίτησης ή μια επιστολή έρευνας αποστέλλεται όταν είναι απαραίτητο να λάβετε πληροφορίες σχετικά με μια υπηρεσία ή προϊόν, να μάθετε την τιμή ή τους όρους παράδοσης.
| Μετάφραση στα ρωσικά | |
|---|---|
| Κύριε Κεν Σμιθ 9034 Commerce Street Ντιτρόιτ, Μίσιγκαν ΗΠΑ, 90345 Ξενοδοχείο Park Inn Αγαπητέ κύριε ή κυρία Αναμένω την απάντησή σας, |
Από: κ. Ken Smith 9034 Commerce Street, Ντιτρόιτ, Μίσιγκαν US 90345 Προς: Hotel ParkInn Αγαπητέ κύριε (Κα) Θα ήθελα να κλείσω ένα μονόκλινο δωμάτιο στο ξενοδοχείο σας από την 1η έως τις 10 Αυγούστου. Θα μπορούσατε σας παρακαλώ να μου πείτε το κόστος για μια διανυκτέρευση συμπεριλαμβανομένου του πρωινού και του δείπνου αν είναι δυνατόν; Έχετε υπηρεσία παραλαβής από το αεροδρόμιο και ενοικίασης αυτοκινήτου; Ανυπομονώ για την απάντησή σας, |
Επιστολή-απάντηση σε αίτημα για πληροφορίες (Απάντηση σε Ερώτηση Πληροφοριών / Προσφορά Απάντησης)
Αυτή η επιστολή περιέχει τις ζητούμενες πληροφορίες. Βασικός κανόνας για Απάντηση στην Ερώτηση Πληροφοριώναπαντήστε με σαφήνεια στις ερωτήσεις της διερευνητικής επιστολής.
| Παράδειγμα επιστολής αίτησης στα αγγλικά | Μετάφραση στα ρωσικά |
|---|---|
| Κα Jennifer Watson διευθυντής πωλήσεων Ξενοδοχείο Park Inn 7834 17th Street Τάμπα, Φλόριντα Κύριε Κεν Σμιθ Αγαπητέ κύριε Smith Με εκτίμηση, Τζένιφερ Γουάτσον |
Από: κα Jennifer Watson, Διευθυντής πωλήσεων, Ξενοδοχείο ParkInn 7834 17th Street, Τάμπα, Φλόριντα Προς: τον κύριο Ken Smith Αγαπητέ κύριε Smith Με εκτιμιση, Τζένιφερ Γουάτσον |
Πώς να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή στα αγγλικά
Σήμερα, τα επαγγελματικά email στα αγγλικά έχουν σχεδόν πλήρως αντικαταστήσει τον παραδοσιακό τρόπο αλληλογραφίας.
Η σύγχρονη επαγγελματική αλληλογραφία πραγματοποιείται κυρίως στο διαδίκτυο, ειδικά εάν οι συνάδελφοί ή οι συνεργάτες σας εργάζονται σε άλλες ζώνες ώρας. Η επικοινωνία μέσω επαγγελματικών email είναι αναπόσπαστο μέρος της παγκόσμιας επιχειρηματικής διαδικασίας.
Επομένως, είναι πολύ σημαντικό να γνωρίζετε όχι μόνο τους γενικούς κανόνες για τη σύνταξη επαγγελματικών επιστολών, αλλά και τους πολιτισμικά και στυλιστικά χαρακτηριστικά email στα αγγλικά.
Σχεδιάζοντας μια επαγγελματική επιστολή στα αγγλικά.
Πριν ξεκινήσετε να γράφετε μια επαγγελματική επιστολή στα αγγλικά, πρέπει να απαντήσετε στις ακόλουθες ερωτήσεις για τον εαυτό σας:
- Σε ποιον γράφω αυτό το γράμμα;
- Γιατί γράφω αυτό το γράμμα;
- Πρέπει να περιλαμβάνονται συγκεκριμένες λεπτομέρειες στην επιστολή;
- Χρειάζομαι απάντηση σε μια επιστολή;
Να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί με τις πληροφορίες που στέλνετε μέσω e-mail. Δεν χρειάζεται να αποστέλλονται εμπιστευτικά δεδομένα μέσω e-mail, επειδή η αλληλογραφία συχνά παραβιάζεται.
Η δομή ενός επαγγελματικού email στα αγγλικά
Η δομή μιας επαγγελματικής επιστολής στα αγγλικά.
Κύρια πλεονεκτήματα ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ(e-mail) σε σύγκριση με την κανονική αλληλογραφία, ή σαλιγκάρι-ταχυδρομείο, η αλληλογραφία «σαλιγκάρι», όπως χαριτολογώντας αποκαλείται στα αγγλικά, είναι η ταχύτητά της και η άμεση, χωρίς μεσάζοντες, επικοινωνία με τον παραλήπτη.
Στέλνουμε ένα email για να λάβουμε μια γρήγορη απάντηση ή αναμένουμε κάποια γρήγορη ενέργεια από τον παραλήπτη.
Σπουδαίος!
Το e-mail πρέπει να είναι σύντομο και να περιέχει πληροφορίες σχετικά με το κύριο περιεχόμενο του μηνύματος που είναι κατανοητές από τον παραλήπτη.
Είτε το email είναι επίσημο είτε ανεπίσημο, θα πρέπει να έχει μια σαφή, λογική δομή, όπως περιγράφεται παρακάτω.
Η διεύθυνση του αποστολέα της επιστολής και η διεύθυνση του παραλήπτη της επιστολής (Επικεφαλίδα)
Εισαγάγετε τη διεύθυνση email σας στην επάνω γραμμή της φόρμας email ( διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου).
Βεβαιωθείτε ότι είναι σωστό, γιατί εάν λείπει μόνο μία υπογράμμιση ή τελεία, το γράμμα δεν θα φτάσει στον παραλήπτη.
Θέμα email (Θέμα)
Το θέατρο ξεκινά με μια κρεμάστρα και το email ξεκινά με μια γραμμή θέματος, η οποία τοποθετείται σε μια ειδική γραμμή στο επάνω μέρος.
Προσπαθήστε να κρατήσετε μέσα σε 5-7 λέξεις και ταυτόχρονα φροντίστε να συμπεριλάβετε την πιο σημαντική λεπτομέρεια στη γραμμή θέματος, για παράδειγμα: Marketing Meeting Agenda(Ρωσικό σχέδιο συνάντησης μάρκετινγκ)
Εάν είναι σημαντικό για εσάς να απαντηθεί γρήγορα η επιστολή ή να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή σε αυτό, χρησιμοποιήστε τη λέξη ΕΠΕΙΓΩΝ(Ρωσικά Επείγον!) ή μια φράση ΠΑΡΑΚΑΛΩ ΔΙΑΒΑΣΤΕστην αρχή της γραμμής θέματος του email σας.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το εικονίδιο για να τονίσετε τη σημασία του γράμματος. Υψηλής σημασίας (το ρωσικό είναι πολύ σημαντικό), το οποίο θα προσθέσει ένα κόκκινο θαυμαστικό στη γραμμή θέματος του email σας.
Χαιρετισμός και προσφώνηση (Χαιρετισμός)
Σε μια επαγγελματική επιστολή στα αγγλικά, είναι πολύ σημαντικό να γράψετε σωστά το όνομα και το φύλο του παραλήπτη. Χρησιμοποιήστε για τις γυναίκες τη διεύθυνση κυρία ( Κυρία) και κύριε ( κύριος) για τους άνδρες.
Σε λιγότερο επίσημο περιβάλλον ή μετά από μακρά περίοδο αλληλογραφίας, είναι αποδεκτό να αναφέρεται ο παραλήπτης με το μικρό του όνομα.
Ένα κόμμα (με άνω και κάτω τελεία μέσα Βόρεια Αμερική). Δεν μπορείς να βάλεις καθόλου σημεία στίξης, έχει γίνει μόδα στα γράμματα στα αγγλικά.
Κύριο περιεχόμενο (Σώμα)
Στην εισαγωγή μιας επαγγελματικής επιστολής στα αγγλικά, συνήθως χρησιμοποιούν έναν φιλικό χαιρετισμό, ευγνωμοσύνη για την προσοχή που δείχθηκε ή, μερικές φορές, η κύρια ιδέα του μηνύματος αρχίζει να διατυπώνεται.
Για παράδειγμα:
Σας ευχαριστώ για την άμεση απάντησή σας(eng. Ευχαριστώ για τη γρήγορη απάντηση)
Μετά την παρουσίαση της περασμένης εβδομάδας, αποφάσισα να σας γράψω…(eng. Μετά την παρουσίαση την περασμένη εβδομάδα, αποφάσισα να σας γράψω...)
Σας γράφω για…(rus. Σας γράφω για ...)
Μετά από μια σύντομη εισαγωγή, η πρώτη παράγραφος διατυπώνει την κύρια ιδέα της επιστολής σας σε μία ή δύο προτάσεις. Χρησιμοποιήστε μερικές σύντομες παραγράφους για να περιγράψετε τα κύρια σημεία του μηνύματός σας με περισσότερες λεπτομέρειες.
Εάν μια παράγραφος είναι αρκετή για αυτό, τότε μην γράψετε πρόσθετες απλώς για να φαίνεται μεγαλύτερο το γράμμα.
Τελικό μέρος (Κλείσιμο)
Στην τελευταία παράγραφο μιας επαγγελματικής επιστολής στα αγγλικά, πρέπει να κάνετε μια υπενθύμιση, να αναφέρετε το επείγον του αιτήματος ή να σας ευχαριστήσω για την προσοχή σας, θα πρέπει να αναφέρετε ποιες ενέργειες περιμένετε από τον συνομιλητή.
Για παράδειγμα:
Περιμένω την απάντηση σου(Ρωσικά Περιμένουμε την απάντησή σας)
Μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου αν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις(eng. Μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις.)
Τέλος επιστολής (Υπογραφή)
Στο τέλος μιας επαγγελματικής επιστολής στα αγγλικά, μια τελευταία φράση τοποθετείται πριν από το όνομα, συνήθως αυτή η λέξη με εκτιμιση(Ρωσικά ειλικρινά).
Για επιστολές προς το Ηνωμένο Βασίλειο που ξεκινούν με φράσεις Αγαπητέ κύριε, αγαπητοί κύριοι, αγαπητή κυρία, αγαπητέ κύριε ή κυρία, η τελευταία φράση - Με εκτίμηση(Ρωσικά με σεβασμό).
Για τις Ηνωμένες Πολιτείες, μια ευγενική και ουδέτερη φράση είναι κατάλληλη - Ειλικρινά δικός σου(Ρωσικά. Με εκτίμηση). Εάν γράφετε σε έναν παλιό σας γνωστό, η πιο κατάλληλη φράση λήξης θα ήταν - Με εκτίμηση(Ρωσικά εγκάρδια δικά σας).
Αν εσύ χρησιμοποιημένα σημεία στίξης(κόμμα ή άνω και κάτω τελεία) σε έναν αγγλικό επαγγελματικό χαιρετισμό, πρέπει επίσης να βάλετε κόμμα μετά την τελευταία φράση, πριν από το όνομά σας.
Εάν δεν χρησιμοποιήσατε σημεία στίξης στον αγγλικό χαιρετισμό σας, τότε μην τα χρησιμοποιείτε μετά την τελευταία φράση, για παράδειγμα: Ειλικρινά δικός σας…ή Πολλά ευχαριστώ…
Επαγγελματική επιστολή σε αγγλικές φράσεις, κλισέ
Η σύνταξη μιας επίσημης επιστολής στα αγγλικά είναι εύκολη αν γνωρίζετε τα κλισέ και τις φράσεις για μια επαγγελματική επιστολή και ξέρετε πώς να τα χρησιμοποιήσετε.
Επιλέξαμε τα πιο δημοφιλή φράσεις που χρησιμοποιούνται στην επαγγελματική αλληλογραφία. Μια πιο λεπτομερής λίστα φράσεων για επαγγελματικές επιστολές μπορείτε να βρείτε στο άρθρο μας "Φράσεις για επαγγελματική αλληλογραφία στα αγγλικά". Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε έτοιμα κλισέαπό τα παραδείγματα των επαγγελματικών μας επιστολών.
Φράσεις και κλισέ για επαγγελματική αλληλογραφία στα αγγλικά με μετάφραση
Συντομογραφίες στην επαγγελματική αλληλογραφία
Αλλά χρησιμοποιήστε αυτές τις συντομογραφίες προσεκτικά, καθώς δεν είναι όλοι οι άνθρωποι εξοικειωμένοι με αυτές και μπορεί να παρεξηγηθείτε.
Διεύθυνση email στα αγγλικά
Πρώτο μέρος της διεύθυνσης email(μιλάμε τώρα για διευθύνσεις επιχειρήσεων, όχι προσωπικές) αποτελείται από το επώνυμο και τα αρχικά του ατόμου στο οποίο απευθύνεστε ή το όνομα του τμήματος/τμήματος ή πιθανώς τη συντομογραφία του.
Το δεύτερο μέρος, το οποίο ακολουθεί αμέσως το σύμβολο @ (προφέρεται στο) είναι το όνομα ενός ISP (Internet Service Provider), ενός οργανισμού ή μιας συντομογραφίας αυτού του ονόματος.
Συνήθως το τελευταίο μέρος της διεύθυνσηςπεριλαμβάνει ένα όνομα τομέα ανάλογα με τον τύπο του οργανισμού (για παράδειγμα, .coγια παρεα, .μετα Χριστον– ακαδημαϊκό – για πανεπιστήμιο) ή το όνομα της χώρας από την οποία στάλθηκε το μήνυμα (για παράδειγμα, .όχιγια τη Νορβηγία, .Ηνωμένο Βασίλειογια το ΗΒ, κ.λπ.).
Ακολουθούν μερικά άλλα παραδείγματα ονομάτων τομέα:
- .biz - business;
- Το .gov είναι ένας κυβερνητικός οργανισμός.
- Το .org είναι ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός (για παράδειγμα, ένας φιλανθρωπικός οργανισμός).
- .pro - επάγγελμα (για παράδειγμα, ιατρική, νομική)
Έτοιμη επαγγελματική επιστολή στα αγγλικά με μετάφραση
επαγγελματική επιστολή στα αγγλικά δείγμα
Χρησιμοποιώντας παραδείγματα έτοιμων επαγγελματικών επιστολών με μετάφραση, μπορείτε να συνθέσετε τη δική σας εξαιρετική επιστολή στα αγγλικά. Παρακάτω είναι ένα παράδειγμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ζητά πληροφορίες.
| Πρότυπο αγγλικών γραμμάτων | Μετάφραση στα ρωσικά |
|---|---|
| Προς την: [email προστατευμένο] CC: BCC: Ημερομηνία: 30/10/2012 Θέμα: Παραλαβή τιμοκαταλόγου Αγαπητέ κ. Ρότζερ Γκιλ, Η διαφήμισή σας στο τεύχος Μαΐου του περιοδικού Aquarium Plants μας ενδιαφέρει πολύ. Θα θέλαμε να μάθουμε περισσότερα για τις προσφορές προϊόντων της εταιρείας σας και θα εκτιμούσαμε να λάβουμε τον τιμοκατάλογο χονδρικής σας. Επιθυμία μας είναι να προσφέρουμε στους πελάτες μας την ευρύτερη ποικιλία φυτών ενυδρείου, και ως εκ τούτου ενδιαφερόμαστε για νέα φυτά. Θα περιμένουμε την άμεση απάντησή σας. ευχαριστώ. Alexander Popov, |
Σε ποιον: [email προστατευμένο] Αντίγραφο: Κρυμμένος: Ημερομηνία: 30.10.2017 Θέμα: Λάβετε τιμοκατάλογο Αγαπητέ κύριε Roger Gill, Θα θέλαμε να μάθουμε περισσότερα για τα προϊόντα της εταιρείας σας και θα θέλαμε να λάβουμε τον τιμοκατάλογο χονδρικής σας. Προσπαθούμε να προσφέρουμε στους πελάτες μας την ευρύτερη ποικιλία φυτών ενυδρείου και επομένως μας ενδιαφέρουν νέα φυτά. Ανυπομονούμε για μια άμεση απάντηση. Ευχαριστώ. Alexander Popov, |
Συμβουλές για τη σύνταξη επαγγελματικής επιστολής στα αγγλικά
Η τήρηση απλών κανόνων για τη σύνταξη επαγγελματικών επιστολών στα αγγλικά θα βελτιώσει την ποιότητα της επικοινωνίας εντός της εταιρείας και με πελάτες και αντιπροσώπους.
Στον σύγχρονο κόσμο, η επαγγελματική αλληλογραφία έχει αποκτήσει ένα ελαφρώς διαφορετικό χρώμα, επειδή δεν χρειάζεται πλέον να περιμένετε για μια απάντηση για μεγάλο χρονικό διάστημα και με τη βοήθεια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορείτε να επιλύσετε γρήγορα τα απαραίτητα ζητήματα. Αλλά και σε email στα αγγλικάέχει τους δικούς του κανόνες και ταμπού.
Καλοί τρόποι στην επιχειρηματική επικοινωνία στα αγγλικά
Για να αποφύγετε λάθη και παρεξηγήσεις στην επικοινωνία, ακολουθήστε πολύ απλούς και αποτελεσματικούς κανόνες αλληλογραφίας.
Ένα γράμμα σε έναν παραλήπτη.
Συμπληρώστε το πεδίο «Θέμα» ανάλογα με το περιεχόμενό του.
Η διατύπωση του θέματος πρέπει να αντικατοπτρίζει με ακρίβεια το θέμα της αλληλογραφίας. Ο καθορισμός του θέματος εξοικονομεί χρόνο του παραλήπτη, επιτρέποντάς του να αξιολογήσει αμέσως το περιεχόμενο της επιστολής που έλαβε και να αποφασίσει γρήγορα για την προτεραιότητά του κατά την ανάγνωση.
ακρίβεια διεύθυνσης.
Η σωστή συμπλήρωση των πεδίων «Προς» (TO), «Αντιγραφή» (CC), «Κρυφή κοινοποίηση» (BCC) είναι το πιο σημαντικό εργαλείο για αποτελεσματικότητα και ηθική επικοινωνία.
Για να αποφύγετε λάθη στην εργασία με αυτούς τους τομείς, πρέπει να γνωρίζετε τον σκοπό τους, ο οποίος είναι γενικά αποδεκτός στο σύγχρονο επιχειρηματικό περιβάλλον:
- εάν το όνομά σας βρίσκεται στο πεδίο άμεσης διεύθυνσης ("ΠΡΟΣ"), αυτό σημαίνει ότι ο αποστολέας της επιστολής περιμένει μια απάντηση στην ερώτησή του από εσάς.
- εάν υπάρχουν αρκετοί παραλήπτες σε αυτό το πεδίο, τότε αυτό σημαίνει ότι ο αποστολέας της επιστολής περιμένει απάντηση από τον καθένα ή από οποιονδήποτε από τους παραλήπτες.
- εάν το όνομά σας τοποθετηθεί στο πεδίο "CC" (αντίγραφο άνθρακα), αυτό σημαίνει ότι ο αποστολέας θέλει να είστε ενήμεροι για την ερώτηση, ενώ δεν περιμένει απάντηση από εσάς. Δεν πρέπει να εισαγάγετε το θέμα της αλληλογραφίας εάν το όνομά σας βρίσκεται στο πεδίο "SS". Εάν παρόλα αυτά αποφασίσετε να συνάψετε αλληλογραφία, τότε θα είναι σημάδι καλής μορφής να ξεκινήσετε την επιστολή με μια συγγνώμη για την παρέμβαση.
- Στο πεδίο "BCC" (blind carbon copy), τοποθετούνται οι αποδέκτες (κρυφοί παραλήπτες), οι οποίοι θα πρέπει να γνωρίζουν την αλληλογραφία, αλλά η επίγνωσή τους δεν πρέπει να είναι προφανής στους άμεσους παραλήπτες.
- Η αποστολή επιστολής με το συμπληρωμένο πεδίο "BCC" συνεπάγεται μια προκαταρκτική συμφωνία ή επακόλουθη ενημέρωση του συντάκτη της επιστολής και των κρυφών αποδεκτών σχετικά με τον λόγο και τους στόχους μιας τέτοιας μορφής ενημέρωσης.
- ο κρυφός παραλήπτης δεν πρέπει να εισέρχεται στο θέμα της αλληλογραφίας από το πεδίο "BCC".
Χρησιμοποιήστε έναν χαιρετισμό και μια προσωπική έκκληση προς τον παραλήπτη στην επιστολή.
Η μόνη εξαίρεση είναι μια πολύ γρήγορη παραλλαγή αλληλογραφίας (ερώτηση-απάντηση), η οποία μοιάζει με επικοινωνία σε μορφή ISQ.
Μια προσωπική έκκληση προικίζει την επιστολή με ατομική εστίαση, αυξάνει την "συμπερίληψη" του παραλήπτη σας στο θέμα της αλληλογραφίας.
Ο παραλήπτης που έλαβε την επιστολή - ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΑΠΑΝΤΗΣΕΙ.
Ο κύκλος αλληλογραφίας αποτελείται από μια επιστολή και μια απάντηση. Εάν η αλληλογραφία αυξηθεί σε πέντε έως δέκα ή περισσότερα μηνύματα, αυτό είναι ήδη μια συνομιλία ή ένα φόρουμ.
Το κείμενο της απάντησής σας θα πρέπει να τοποθετείται στην κορυφή (στην αρχή) της επιστολής και όχι στο κάτω μέρος. Αυτό γλιτώνει τον παραλήπτη από το να χρειάζεται να κάνει "κύλιση" στο προηγούμενο κείμενο της αλληλογραφίας αναζητώντας την απάντηση που γράψατε.
Εξοικονομήστε χρόνο και χρόνο του ερωτώμενου σας - γράψτε επιστολές που απαιτούν ελάχιστες εξηγήσεις και διευκρινίσεις.
Αποθηκεύστε το ιστορικό συνομιλιών σας.
Δεν πρέπει να ξεκινήσετε μια απάντηση στην επιστολή του παραλήπτη ως νέα επιστολή (χωρίς να αποθηκεύσετε το ιστορικό της αλληλογραφίας). Μια τέτοια απάντηση θα αναγκάσει τον παραλήπτη να αφιερώσει χρόνο στην αναζήτηση του αρχικού μηνύματος.
Αφήστε μια υπογραφή και στοιχεία επικοινωνίας μετά από κάθε γράμμα. Αυτό θα παρέχει στον παραλήπτη τη δυνατότητα πρόσθετης επιχειρησιακής επικοινωνίας εάν είναι απαραίτητο.
Να ελέγχετε πάντα την ορθογραφία του γράμματος!
Τρομερή εντύπωση αφήνουν επιστολές ειδικών, με λάθη.
Αυτά είναι τα μικρά πράγματα με τα οποία μας κρίνουν οι πελάτες μας και με τα οποία διαμορφώνεται η γνώμη των εργαζομένων μέσα στην εταιρεία.
Ο όγκος των συνημμένων που αποστέλλονται δεν πρέπει να υπερβαίνει τα 3 MB.
Τα μεγαλύτερα αρχεία μπορούν να δημιουργήσουν προβλήματα επειδή ενδέχεται να μην περάσει μέσω του διακομιστή αλληλογραφίας του παραλήπτη.
Χρησιμοποιήστε καθολικές κωδικοποιήσεις: Zip ή rar για μεταφορτωμένα αρχεία. Άλλες επεκτάσεις ενδέχεται να μπλοκαριστούν ή να αποκοπούν κατά τη μεταφορά και να προκαλέσουν προβλήματα στον παραλήπτη.
7 βασικά ταμπού της επαγγελματικής αλληλογραφίας στα αγγλικά
Η επαγγελματική αλληλογραφία είναι μια ιδιότροπη και απαιτητική κυρία. Μπορείτε να επικοινωνήσετε με τους συνεργάτες σας μέσω e-mail ή να στείλετε επίσημες επιστολές με το λογότυπο της εταιρείας στο όμορφους φακέλουςσε χαρτί εταιρικού χρώματος, αλλά μερικές μόνο αποχρώσεις μπορούν να καταστρέψουν όλες τις προσπάθειές σας να δημιουργήσετε επικοινωνία με τα άτομα που χρειάζεστε.
Ταμπού #1 Γράψιμο εκτενώς και για τίποτα.
Η συντομία στον επιχειρηματικό κόσμο δεν είναι μόνο η αδερφή του ταλέντου, αλλά και ο καλύτερος φίλος της αποτελεσματικής συνεργασίας. Το πιο άνετο κατά την ανάγνωση είναι ο όγκος του γράμματος, ο οποίος χωράει "σε μία οθόνη", το μέγιστο - στον όγκο του κειμένου ενός φύλλου μορφής A-4.
Εάν ο παραλήπτης δεν ενδιαφέρεται για την επιστολή σας από τις πρώτες γραμμές, είναι απίθανο να μπει στον κόπο να συντάξει μια απάντηση ή να εξετάσει την επιχειρηματική σας πρόταση.
Εάν είστε επιχειρηματικοί εταίροι, τότε τα μακροσκελή μηνύματα μπορεί να εκληφθούν ως ασέβεια προς τον παραλήπτη - τελικά, αδιαφορείτε για έναν από τους πιο πολύτιμους πόρους στον επιχειρηματικό κόσμο - τον χρόνο. Αξίζει λοιπόν να συναλλάσσομαι μαζί σας;
Μην γράφετε μεγάλα, μπερδεμένα γράμματα. Οι μεγάλες επιστολές δεν δίνουν στον ανταποκριτή την ευκαιρία να καταλάβει την ουσία του ζητήματος. Επομένως, η επεξεργασία μιας τελικής επιστολής είναι ένα υποχρεωτικό στάδιο εργασίας που θα βοηθήσει στην αποφυγή παρεξηγήσεων και σύγχυσης. Ξαναδιαβάστε το κείμενο και βεβαιωθείτε ότι δεν περιέχει διψήφιες φράσεις ή προτάσεις.
Ταμπού #2 Αρχική αρνητική
Μην ξεκινάτε ένα γράμμα με τις λέξεις: Δυστυχώς, φοβάμαι ότι, λυπάμαι που σας ενημερώνω ότι, Λυπούμαστε που σας το ενημερώνουμεκαι τα παρόμοια.
Όσο και αν θα θέλατε να σας πούμε πρώτα για το πρόβλημα, δεν πρέπει να το κάνετε αμέσως μετά τον χαιρετισμό, διαφορετικά Αγαπητέ κ. Σιδηρουργός"μπορεί να αποκτήσει ξαφνική αλλεργία στο άνοιγμα επιστολών από την εταιρεία σας, παρ' όλη την εγκράτεια ενός πραγματικού Άγγλου κυρίου.
Taboo #3 Χρησιμοποιήστε συντομογραφίες
Οι χαριτωμένες φράσεις που εξοικονομούν χρόνο και προσθέτουν ζεστασιά στο μήνυμά σας χρησιμοποιούνται καλύτερα στη φιλική ανεπίσημη αλληλογραφία.
Ακολουθούν παραδείγματα τέτοιων φράσεων:
CU(Ρωσικά. Τα λέμε)
thx/TX(Ρωσικά ευχαριστώ)
ΕΙΣΑΙ ΚΑΛΑ?(Ρωσικά. Είσαι καλά;)
FYI(Ρωσικά για πληροφορίες)
Ξεχάστε τα όταν γράφετε μια επαγγελματική επιστολή. Εξαιρέσεις μπορεί να είναι οι συντομογραφίες για ένα επαγγελματικό email. Αλλά πρώτα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι ο παραλήπτης γνωρίζει καλά όλη την ποικιλία των συντομογραφιών.
Η παρουσία emoticon σε μια επαγγελματική επιστολή δεν συζητείται. Απλώς σκεφτείτε αν θα ήσασταν σοβαροί για έναν επιχειρηματικό συνεργάτη που διόρθωσε το μήνυμά του με την τέχνη ως εξής: :-O:-(:-<:-/ ?
Ταμπού #4 Ξεχάστε τις επενδύσεις
Το να ξεχάσετε να προειδοποιήσετε τον παραλήπτη για τα συνημμένα αρχεία (σε ηλεκτρονική αλληλογραφία) είναι απαράδεκτο! Στην έντυπη έκδοση μιας επαγγελματικής επιστολής, κατά κανόνα, είναι επίσης σύνηθες να συνοδεύονται ογκώδη έγγραφα με σύντομες πληροφορίες σχετικά με το περιεχόμενό τους.
Εάν στείλετε μια επιστολή με e-mail και δεν εστιάσετε στο γεγονός ότι επισυνάπτονται έγγραφα στην επιστολή, η εγγύηση ότι ο παραλήπτης θα τα ανοίξει είναι σχεδόν μηδενική.
Χρήσιμες φράσεις:
Εσωκλείουμε / περικλείουμε(Ρωσικά Επισυνάπτουμε / επενδύουμε ...)
Σας στέλνουμε ... με ξεχωριστό κάλυμμα(eng. Σας στέλνουμε... σε ξεχωριστό έγγραφο)
Επισυνάψτε ... με την απάντησή σας(Ελλ. Παρακαλώ επισυνάψτε/στείλτε... με απάντηση)
Συνημμένα θα βρείτε αντίγραφο της σύμβασης…(Εγλ. Συνημμένα θα βρείτε αντίγραφο της σύμβασης...)
Ταμπού Νο. 5 Να αστειεύεσαι και να είσαι ειρωνικός.
Μην επιτρέπετε στον εαυτό σας την ειρωνεία στα γράμματα. Αυτό συνορεύει με την αγένεια. Στην επαγγελματική αλληλογραφία, τέτοιες ελευθερίες όπως οι εξυπνακισμοί δεν επιτρέπονται απολύτως.
Taboo #6 Πειραματιστείτε με τη μορφή
Δεν είναι επιθυμητό να παίζετε με τη μορφοποίηση και να χρησιμοποιείτε έγχρωμη ή μη τυπική γραμματοσειρά.
Αυτό δεν θα προσθέσει πρωτοτυπία στο γράμμα σας, επιπλέον, θα υποδηλώνει την επιπολαιότητα σας.
Ταμπού #7 Εξοικείωση
Χρησιμοποιήστε αντίο “Οι καλύτερες ευχές / με εκτίμηση”(Ρωσικά. Ό,τι καλύτερο) σε επιστολή προς αγνώστους ή άγνωστα άτομα δεν επιτρέπεται!
Ακόμα κι αν στέλνεις γράμμα σε κάποιον κάθε Τετάρτη Κύριος. Φρίμαν, δεν κάνει τα παραπάνω Κύριος. Φρίμανο στενός σου φίλος.
Είναι καλύτερο να τελειώνετε το γράμμα με ουδέτερο Με εκτίμηση(αν δεν γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη) ή Με εκτίμηση(αν γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη).
Τελικά:
Το καλό στυλ γραφής είναι εξίσου πειθαρχημένο με το καθημερινό βούρτσισμα των δοντιών σας. Επομένως, τηρήστε το επιχειρηματικό στυλ, ακολουθήστε όλους τους κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας και θα είναι πάντα χαρά να ασχολούμαι μαζί σας.
Και αν ακόμα νιώθεις ανασφάλεια για εργασιακή επικοινωνία, σας προτείνουμε να πάτε στο σχολείο μας.
Σε επαφή με
Στέλνουμε δεκάδες email κάθε μέρα. Μερικές φορές αυτά είναι πολύ σύντομα μηνύματα, όπως: «Πάμε για μεσημεριανό;». Μερικές φορές - με το οποίο παρουσιάζετε την επιχείρηση ή τον ιστότοπό σας. Όταν υπάρχουν πολλά γράμματα και λίγος χρόνος, αρχίζουμε να βιαζόμαστε και να κάνουμε λάθη. Συνήθως ασήμαντο, σαν τυπογραφικό λάθος, αλλά μερικές φορές υπάρχουν και εκείνα που μπορούν πραγματικά να βλάψουν τη φήμη σας και να καταστρέψουν τη σχέση σας με έναν πελάτη ή έναν υπάλληλο.
Αυτό μπορεί να αποφευχθεί, απλά πρέπει να είστε συγκεντρωμένοι και να γνωρίζετε κάποιες παγίδες. Εδώ είναι τα πιο συνηθισμένα λάθη που γίνονται κατά την αποστολή email. Διαβάστε προσεκτικά και θυμηθείτε ότι πρέπει πρώτα να κάνετε μια μικρή παύση, να ελέγξετε αν όλα είναι εντάξει και μόνο μετά να κάνετε κλικ στο κουμπί "Υποβολή".
Καλείτε λάθος διεύθυνση
Το πιο συνηθισμένο και πιο ενοχλητικό λάθος. Φανταστείτε ότι θέλετε να στείλετε μερικές όμορφες προσωπικές φωτογραφίες σε έναν φίλο ή μια φίλη, αλλά πληκτρολογείτε αυτόματα τη διεύθυνση του αφεντικού ή του πελάτη σας. Και μόνο αφού φύγει το γράμμα, συνειδητοποιείς με τρόμο αυτό που μόλις συνέβη. Αν είναι παρηγοριά, ο καθένας από εμάς έχει βρεθεί σε αυτήν την κατάσταση τουλάχιστον μία φορά στη ζωή του: οι δικηγόροι έστειλαν εμπιστευτικά έγγραφα στην αντίθετη πλευρά, οι σχεδιαστές έστειλαν διατάξεις ιστότοπου σε λάθος πελάτη και ούτω καθεξής. Αλλά όταν αυτό συμβαίνει σε εμάς, φαίνεται ότι η γη γλιστράει κάτω από τα πόδια μας.
Ευτυχώς, σε πολλές υπηρεσίες αλληλογραφίας, για παράδειγμα, στο ίδιο Gmail, υπάρχει μια λειτουργία. Ενεργοποιήστε το και καθορίστε ένα μεγάλο χρονικό διάστημα - έτσι, ξέρετε, πιο ήρεμα.
Ξέχασες να επενδύσεις
Γράψατε ότι επισυνάπτεται ένα αρχείο στην επιστολή, αλλά ξεχάσατε να το επισυνάψετε. Ένα άλλο συνηθισμένο λάθος που συχνά οδηγεί σε παρεξηγήσεις και συγγνώμη. Από τη μια πλευρά, είναι εντάξει, κανείς δεν είναι τέλειος, αλλά είναι καλύτερα να ελέγξετε τα πάντα πρώτα και μόνο μετά να στείλετε ένα γράμμα. Και για να αποφύγετε ερωτήσεις από τον παραλήπτη, συνιστούμε να αναφέρετε όλα τα συνημμένα αρχεία ακριβώς στο σώμα της επιστολής. Για παράδειγμα, όπως αυτό:
Γεια σου Maxim! Σας στέλνω μερικά αρχεία, είναι στο συνημμένο:
Σύμβαση παροχής υπηρεσιών
GIF με μια γάτα
Δεν σκέφτεσαι να διακοσμήσεις
Γνωρίστε, όπως θυμάστε, με ρούχα. Εάν δεν θέλετε το email σας να σας ζητά να το διαγράψετε αμέσως, επεξεργαστείτε τη φόρμα του. Λένε ότι πρέπει να του δοθεί τόσος χρόνος όσο και το περιεχόμενο. Ευτυχώς, σήμερα είναι εύκολο. Για αυτό, συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή Wix ShoutOut, να επιλέξετε το κατάλληλο πρότυπο και να προσθέσετε το κείμενό σας σε αυτό. Δεν απαιτούνται ιδιαίτερες γνώσεις, απλά φροντίστε να φαίνονται όλα προσεγμένα και όμορφα. Παρεμπιπτόντως, μια καλή λίστα αλληλογραφίας έχει τα δικά της μυστικά και κανόνες, επομένως σας συμβουλεύουμε να διαβάσετε τον διευθυντή μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μας. Μην ευχαριστείς.
Δεν συμπεριλαμβάνετε γραμμή θέματος
Το θέμα της επιστολής έχει περίπου τον ίδιο ρόλο με τον τίτλο του κειμένου. Εμφανίζεται δίπλα στο όνομά σας, ο παραλήπτης το βλέπει και καταλαβαίνει τι του στείλατε: ένα τιμολόγιο, τα αποτελέσματα μιας συνάντησης, μια προσφορά εργασίας, μια διάταξη ιστότοπου κ.λπ. Θυμηθείτε ότι το θέμα πρέπει να διατυπωθεί με σαφήνεια, ώστε, εάν είναι απαραίτητο, ένα άτομο να βρει γρήγορα την επιστολή σας και να είναι πειστικό, ώστε να ενδιαφέρεται, αν μιλάμε, ας πούμε, για μια λίστα αλληλογραφίας. Όχι πολύ καιρό πριν γράψαμε για το αν το ξεχάσατε - αξίζει να το ξαναδιαβάσετε.
Δεν αποθηκεύετε πρόχειρα
Εάν σας αρέσει να γράφετε γράμματα σε προγράμματα επεξεργασίας κειμένου, τότε αποθηκεύστε πιο συχνά, διαφορετικά θα αποδειχθεί ότι καθόσαστε σε ένα γράμμα όλη μέρα και, στη συνέχεια, ξαφνικά ο υπολογιστής παγώνει και όλα έχουν φύγει. Ή γράψτε απευθείας στην υπηρεσία αλληλογραφίας - τότε όλα τα σκίτσα σας θα αποθηκευτούν αυτόματα στο φάκελο "Πρόχειρα".
Γίνεσαι αγενής
Η ευγένεια στην αλληλογραφία είναι εξίσου σημαντική με τη ζωή. Εδώ είναι οι βασικοί κανόνες που πρέπει να ακολουθούν όλοι και όλοι:
Πάντα να ευχαριστείτε τον αποστολέα για την επιστολή, ειδικά αν δείτε ότι έκανε καλή δουλειά. Θυμάστε όταν όλοι μας είχαν μάθει «μαγικές» λέξεις ως παιδιά; Ας μην τους ξεχνάμε, παρά το γεγονός ότι είμαστε ήδη ενήλικες.
Παραμείνετε ήρεμοι, ακόμα κι αν το θέμα είναι εξαιρετικά επείγον και σημαντικό. Η νευρικότητα και οι μομφές σίγουρα δεν θα οδηγήσουν σε τίποτα καλό.
Ξεκινήστε και τελειώστε το γράμμα σας με κοινές φράσεις. Ο βαθμός τυπικότητας θα εξαρτηθεί από το με ποιον επικοινωνείτε. Εάν αυτό είναι το αφεντικό σας ή απλώς ένας αξιωματούχος, μην χρησιμοποιείτε "Hello", "Bye" ή "Kiss". Και το αντίστροφο, εάν γράφετε σε έναν συνάδελφο ή φίλο, μπορείτε να το κάνετε χωρίς το παραδοσιακό "Με σεβασμό".
Δεν διαβάζεις κείμενο
Τα λάθη μπορεί να χαλάσουν την εντύπωση, γι' αυτό ξαναδιαβάστε προσεκτικά τη γραπτή επιστολή, κατά προτίμηση πολλές φορές. Αμφιβολία σχετικά με την ορθογραφία ή τη σύνταξη - μεταβείτε στο Diploma.ru. Καλύτερα να μετράς επτά φορές, δηλαδή να τσεκάρεις, παρά αργότερα να ζητήσεις συγγνώμη για τυπογραφικά λάθη και να αποδείξεις ότι όντως είσαι εγγράμματος.
Και παρεμπιπτόντως: αν φοβάστε να στείλετε κατά λάθος μια ημιτελή επιστολή, πρώτα γράψτε ολόκληρο το κείμενο ολόκληρο και μόνο στη συνέχεια πληκτρολογήστε τη διεύθυνση του παραλήπτη.
Δεν βάζετε τα σωστά άτομα στο αντίγραφο της επιστολής
Ας βρούμε ποιος μπορεί να λάβει ακόμη και την επιστολή σας. Το πεδίο Προς είναι ο κύριος παραλήπτης. Το πεδίο "CC" είναι το άτομο που θα λάβει το αντίγραφο. Δεν σχετίζεται άμεσα με το υπό συζήτηση θέμα, αλλά θέλει ή πρέπει να γνωρίζει. Το πεδίο "Κρυφή κοινοποίηση" είναι οι κρυφοί παραλήπτες. Τα προσθέτετε, αλλά ο κύριος παραλήπτης δεν τα βλέπει. Και εδώ πρέπει να είστε προσεκτικοί: μπορείτε να μπερδέψετε Κοιν. και Κρυφή κοινοποίηση, και τότε ο παραλήπτης θα σκεφτεί ότι κατασκοπεύεται.
Λάβετε υπόψη ότι είναι σημαντικό για μερικούς ανθρώπους να γνωρίζουν τι συμβαίνει. Δεν θέλετε να ακούσετε επικρίσεις για το θέμα "Πώς δεν θα μπορούσατε να με προσθέσετε στο αντίγραφο;! Δούλεψα σε αυτό το έργο για δύο μήνες!». Εάν έχετε αμφιβολίες, προσθέστε όλους όσους έχουν οποιαδήποτε σχέση με το θέμα. Ίσως δεν θα είναι όλοι χαρούμενοι που αποσπώνται, αλλά δεν θα υπάρχουν παράπονα εναντίον σας.
Δεν εγγραφείτε
Έγραψες «Με σεβασμό, Μάσα» και νομίζεις ότι όλα είναι εντάξει, αλλά ο παραλήπτης της επιστολής κάθεται και αναρωτιέται ποια είναι αυτή η Μάσα. Από τυπογραφείο; Ή μήπως ένας εικονογράφος; Για να μην τον κάνετε να μαντέψει, δημιουργήστε μια υπογραφή και θα προστίθεται αυτόματα στο τέλος κάθε μηνύματός σας. Φροντίστε να συμπεριλάβετε το όνομα, το επώνυμο, το όνομα της εταιρείας, τη θέση και τα στοιχεία επικοινωνίας σας, όπως Skype ή αριθμό τηλεφώνου. Μπορείτε να προσθέσετε τη διεύθυνση - αν και πρόκειται για διαφήμιση, δεν είναι ενοχλητική.
Διαλέγεις λάθος ώρα
Το να γράφεις γράμματα τη νύχτα δεν είναι η καλύτερη ιδέα. Ο πρώτος λόγος: μάλλον είστε τρομερά κουρασμένοι κατά τη διάρκεια της ημέρας, δεν σκέφτεστε πολύ καλά και κινδυνεύετε να κάνετε όλα αυτά τα λάθη. Ο δεύτερος λόγος: η χιονοστιβάδα της πρωινής αλληλογραφίας θα θάψει το μεταμεσονύκτιο γράμμα σας κάτω από αυτό και στο εγγύς μέλλον ο παραλήπτης σίγουρα δεν θα το δει. Και το τρίτο: προφανώς, δεν έχετε τίποτα άλλο να κάνετε, αφού γράφετε επαγγελματικές επιστολές στις τρεις το πρωί.
Η συμβουλή μας: αν δεν συνέβη τίποτα Σημαντικό και Επείγον, στείλτε μηνύματα από Δευτέρα έως Παρασκευή και κατά τις εργάσιμες ώρες, όπως όλοι οι κανονικοί άνθρωποι.
Απαραίτητη για την επιχείρησή σας; Δημιουργήστε το μόνοι σας στο Wix - είναι εύκολο και δωρεάν!
Στον σύγχρονο κόσμο, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν είναι πλέον τόσο δημοφιλές για προσωπική αλληλογραφία - αυτή η θέση έχει καταληφθεί από κοινωνικά δίκτυα και άμεσους αγγελιοφόρους. Ωστόσο, για επιχειρηματική επικοινωνία, εξακολουθεί να χρησιμοποιείται ευρέως και δεν πρόκειται να υποχωρήσει. Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε τα κύρια χαρακτηριστικά της επαγγελματικής αλληλογραφίας στα αγγλικά, από ποια στοιχεία αποτελείται ένα email και τι πρέπει να αποφεύγεται στην επαγγελματική επικοινωνία.
Δύο είδη επιχειρηματικής αλληλογραφίας στα αγγλικά
Ποιος πρέπει να είναι σε θέση να γράφει επαγγελματικές επιστολές στα αγγλικά ούτως ή άλλως; Κατά κανόνα, οι άνθρωποι που το χρειάζονται για δουλειά. Ας υποθέσουμε ότι βρήκατε δουλειά σε μια συγκεκριμένη εταιρεία, τα καθήκοντά σας περιλαμβάνουν αλληλογραφία στα αγγλικά για διάφορα εργασιακά θέματα. Όλες οι επαγγελματικές επιστολές μπορούν να χωριστούν σε δύο μεγάλες κατηγορίες:
- Επιστολές σε ελεύθερη μορφή.
- Πρότυπα γράμματα: εφαρμογές, αναφορές κ.λπ.
Κατά τη γνώμη μου, είναι λογικό να μάθεις να γράφεις γράμματα ελεύθερης μορφής, και τα γράμματα προτύπων μαθαίνονται ευκολότερα ήδη στη διαδικασία της εργασίας, επειδή είναι διαφορετικά παντού και απλά δεν έχει νόημα να προσπαθείς να μάθεις όλα τα πρότυπα. Κατά κανόνα, κάθε εταιρεία έχει μια ορισμένη ιδέα για το πώς να γράφει διαφορετικές αναφορές εφαρμογών, ακόμη και συγχαρητήρια, και στο 90% των περιπτώσεων είναι απλώς ένα σύνολο έτοιμων φορμών σε μορφή doc ή xls, στο οποίο χρειάζεται μόνο να αντικαταστήσετε αριθμούς και ονόματα.
Τι είναι ένα email στα αγγλικά
Αγγλικός αποστολέας επιστολής αποστολέας, παραλήπτης - παραλήπτης, τεχνικά ένα email αποτελείται από πολλά στοιχεία:
- θέμα- θέμα της επιστολής. Γράφεται συνοπτικά και ξεκάθαρα, για παράδειγμα: Επιβεβαίωση πληρωμής - Επιβεβαίωση πληρωμής. Αν το περιεχόμενο της επιστολής συνδέεται με ημερομηνία, προσπαθούν να το συμπεριλάβουν και στο θέμα: Αποχαιρετιστήριο πάρτι στις 21 Απριλίου - Αποχαιρετιστήριο πάρτι στις 12 Απριλίου.
- Σώμα- το σώμα της επιστολής, δηλαδή το περιεχόμενο, το ίδιο το κείμενο. Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά παρακάτω.
- συνημμένο- ένα συνημμένο, ένα συνημμένο αρχείο. Προσπαθήστε να μην κάνετε συνημμένα με βαριά αρχεία.
- CC- αντίγραφο της επιστολής. Εάν προσθέσετε μια διεύθυνση στο πεδίο "CC", αυτός ο παραλήπτης θα λάβει επίσης το μήνυμα.
- BCC- κρυφό αντίγραφο. Ο παραλήπτης που έχει προστεθεί στο πεδίο "BCC" θα λάβει το μήνυμα, αλλά οι άλλοι παραλήπτες δεν θα το γνωρίζουν.
Παρεμπιπτόντως, CCαποκρυπτογραφημένο ως αντίγραφο άνθρακα- Δακτυλόγραφο αντίγραφο. Στις γραφομηχανές, εάν ήταν απαραίτητο να γίνουν δύο πανομοιότυπα έγγραφα, τοποθετούνταν χαρτί άνθρακα και ένα δεύτερο φύλλο κάτω από το κύριο φύλλο. Η έξοδος ήταν δύο πανομοιότυπα έγγραφα. Ένα αντίγραφο άνθρακα ονομαζόταν αντίγραφο άνθρακα.
Συντομογραφίες "CC" και "BCC" - γεια από την εποχή των γραφομηχανών
BCCαποκρυπτογραφημένο ως τυφλό αντίγραφο άνθρακα. Στις γραφομηχανές, μερικές φορές ήταν απαραίτητο να δημιουργηθούν δύο πανομοιότυπα έγγραφα, αλλά για διαφορετικούς παραλήπτες. Σε αυτήν την περίπτωση, το έγγραφο αντιγράφηκε πλήρως με carbon, αλλά το πεδίο με το όνομα του παραλήπτη έμεινε κενό. Συμπληρώθηκε σε κάθε αντίγραφο χωριστά. Ένα τέτοιο αντίγραφο χωρίς όνομα ονομαζόταν τυφλό αντίγραφο άνθρακα, κυριολεκτικά "τυφλό δακτυλογραφημένο αντίγραφο".
Πώς να διαβάσετε δυνατά μια διεύθυνση email στα Αγγλικά;
Ένα σημαντικό σημείο που μερικές φορές παραβλέπεται. Μερικές φορές χρειάζεται να υπαγορεύσετε ένα email προφορικά, για παράδειγμα, μέσω τηλεφώνου. Εδώ είναι τι πρέπει να γνωρίζετε:
- Σύμβολο' @’ διαβάζεται σαν στο, με κανένα τρόπο σκύλος!
- Μια κουκκίδα σε μια διεύθυνση email ονομάζεται τελεία, αλλά όχι σημείο, τελείαή περίοδος(διαβάστε για τη διαφορά μεταξύ αυτών των λέξεων).
- Σύμβολο ‘-‘ διαβάζεται σαν ενωτικό,μερικές φορές ονομάζονται λανθασμένα παύλα(η παύλα είναι μια παύλα, δηλαδή μια μεγαλύτερη έκδοση της παύλας).
- Σύμβολο' _’ διαβάζεται σαν κατω παυλα, λιγότερο συχνά: understrike, χαμηλή παύλα, χαμηλή γραμμή.
[email προστατευμένο]– υποστήριξη στο hotmail dot com
[email προστατευμένο]– βοηθήστε με παύλα στο gmail dot com (το gmail διαβάζει «ji mail», όχι «gmail»)
Όπως μπορείτε να δείτε, οι λέξεις στις διευθύνσεις διαβάζονται ακριβώς όπως οι λέξεις, και όχι με γράμματα, όπως συμβαίνει με τα ονόματα και τα επώνυμα. Ωστόσο, εάν το email περιλαμβάνει , ή ακατανόητα σύνολα γραμμάτων, είναι καλύτερα να τα γράψετε:
[email προστατευμένο]– a l y o n u s h k a στο nomail dot net
Νομίζω ότι αν διαβάσετε ένα άρθρο σχετικά με την επαγγελματική αλληλογραφία, ξέρετε σίγουρα 🙂
Οι γνωστές ζώνες τομέα com, net, org διαβάζονται ως λέξη, όχι με γράμμα. Τα λιγότερο γνωστά, όπως το ru, γράφονται συνήθως.
[email προστατευμένο]– παράδειγμα διεύθυνσης υπογράμμισης στο mail dot r u
Σύνθεση κειμένου email στα αγγλικά
Ένα email είναι μεγαλύτερο από το "κείμενο" (έτσι ονομάζονται γενικά τα SMS και τα μηνύματα στους άμεσους αγγελιοφόρους, η ίδια η διαδικασία της αλληλογραφίας είναι η αποστολή γραπτών μηνυμάτων) και περιέχει παραδοσιακά, αλλά δεν πρέπει να χτυπάτε γύρω από το θάμνο, να εκφράσετε τις σκέψεις σας πιο καθαρά.
Βασικά στοιχεία του email:
- Χαιρετίσματα– μπορεί να περιλαμβάνει την επωνυμία του παραλήπτη, εάν είναι γνωστό.
- ΕισαγωγήΕάν δεν γνωρίζετε τον παραλήπτη της επιστολής, συστηθείτε εν συντομία.
- Σκοπός του μηνύματοςΞεκινήστε τη δουλειά και εξηγήστε γιατί κάνετε αίτηση.
- Λεπτομέριες– εάν χρειάζεται, αναφέρετε σημαντικές λεπτομέρειες. Εάν σκοπεύετε να κάνει κάτι ο παραλήπτης της επιστολής αφού την διαβάσει (ακολουθήστε μια οδηγία, καλέστε κάποιον, απαντήστε, προωθήστε την επιστολή κ.λπ.), γράψτε σχετικά με αυτό ευγενικά αλλά χωρίς αμφιβολία.
- Υπογραφή- η επιστολή τελειώνει παραδοσιακά με κάποιο είδος αποχαιρετιστηρίου φόρμουλας ευγένειας, το όνομα, το επώνυμό σας, μερικές φορές υποδεικνύοντας τον τόπο εργασίας, τη διεύθυνση και τον αριθμό τηλεφώνου, εάν χρειάζεται.
Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στον χαιρετισμό και την υπογραφή - είναι γραμμένα σε ένα πρότυπο.
Επιλογές χαιρετισμού σε ένα email στα αγγλικά
Τις περισσότερες φορές γράφουν απλώς "Hello + name":
Πιο επίσημα:
Το "αγαπητός" δεν είναι "αγαπητός / αγαπητός", όπως όταν αναφερόμαστε σε σύζυγο ή σύζυγο, αλλά ανάλογο του "σεβαστού μας". Σημειώστε ότι δεν υπάρχει κόμμα μετά το «γεια» ή «αγαπητέ». Εάν ο παραλήπτης είναι άγνωστος, για παράδειγμα, γράφετε σε ένα συγκεκριμένο «τμήμα ανθρώπινου δυναμικού», μπορείτε απλώς να επικοινωνήσετε με το «Γεια», «Αγαπητοί συνάδελφοι» (εάν είναι συνάδελφοι), «Αγαπητοί όλοι» (ομάδα συναδέλφων), «Αγαπητέ τμήμα HR».
Υπάρχουν επίσης γενικά αποδεκτές εκκλήσεις προς έναν άγνωστο άνδρα ή γυναίκα: Αγαπητέ Κύριε, Αγαπητέ Κυρία ή Αγαπητέ κύριε ή κυρία (αν δεν γνωρίζετε τον κύριο εκεί ή κυρία), Σε ποιον μπορεί να αφορά (σε όλους όσους μπορεί να επηρεαστούν). Τα δύο πρώτα είναι ανεπιθύμητα, καθώς μπορεί κατά λάθος να τα αναφέρετε παραποιώντας το φύλο, τα δύο δεύτερα χρησιμοποιούνται αλλά θεωρούνται λίγο ντεμοντέ, πολύ επίσημα. Εάν είναι δυνατόν, είναι καλύτερο να απευθυνθείτε ονομαστικά (Αγαπητή Μαργαρίτα) ή στο τμήμα/τμήμα (Αγαπητέ Τμήμα Μάρκετινγκ).
Δεν είναι ασυνήθιστο να χρησιμοποιείτε ένα μικρό όνομα χωρίς «λέξη καλωσορίσματος», απλώς «James». Έτσι γράφουν σε γνωστούς συναδέλφους (το άτομο στο διπλανό τραπέζι) ή όταν αυτό δεν είναι το πρώτο γράμμα στην αλληλογραφία και δεν έχει νόημα να χαιρετάμε κάθε φορά.
Πώς να τερματίσετε ένα email
Το γράμμα μπορεί να συμπληρωθεί γράφοντας απλώς το όνομα ή το ονοματεπώνυμό σας, αλλά συνήθως προστίθεται κάποιο είδος ευγενικής ευχής πριν από αυτό. Δημοφιλέστερος:
- Τις καλύτερες ευχές! (ή απλώς «Με εκτίμηση!») – Με εκτίμηση!
- Θερμούς χαιρετισμούς! - το ίδιο.
- Τις καλύτερες ευχές / Θερμές ευχές - πάλι το ίδιο.
Μερικά εγχειρίδια αναφέρουν επίσης "Ειλικρινά δικά σας" ή "Πιστώς δικά σας" (με εκτίμηση), αλλά προσωπικά δεν έχω δει σχεδόν καθόλου τέτοιες υπογραφές και άκουσα από ξένους ότι αυτές οι διατυπώσεις ακούγονται όχι μόνο αστείες, αλλά και πολύ ντεμοντέ. Στην πραγματικότητα, όπως "ειλικρινά δικό σας" στα ρωσικά. Ωστόσο, είναι πολύ συνηθισμένο να γράφετε απλώς «Με εκτίμηση» στο τέλος μιας επαγγελματικής επιστολής.
Χρήσιμες φράσεις για επαγγελματική αλληλογραφία στα αγγλικά
Εκτός από τους προτύπους χαιρετισμούς και αντίο, υπάρχουν μερικές ακόμη φράσεις που μπορούν να χρησιμοποιηθούν στην αλληλογραφία.
- Ελπίζω να είσαι καλά- "Ελπίζω να είσαι καλά". Ένας απλός αλλά παραπλανητικός τρόπος για να ξεκινήσετε ένα γράμμα. Το γραπτό ανάλογο της φράσης καθήκοντος "Πώς είσαι;". Πιο επίσημη έκδοση: Ελπίζω το μήνυμά μου να σας βρίσκει καλά.
- Ήθελα απλώς να σας ενημερώσω για… –"Ήθελα απλώς να προσθέσω ότι..." Ένας καλός τρόπος για να κοινοποιήσετε πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με όσα γνωρίζει ήδη ο παραλήπτης.
- Ήθελα απλώς να σας ενημερώσω ότι…– «Ήθελα απλώς να σας ενημερώσω ότι…» Παρόμοια με την προηγούμενη: συμπληρώνουμε τις ήδη γνωστές πληροφορίες. Μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί ως καθολική εισαγωγή σε ένα σύντομο μήνυμα σχετικά με ορισμένα σημαντικά γεγονότα, λεπτομέρειες.
- Ενημερωθείτε / συμβουλευτείτε- "Παρακαλώ σημειώστε".
- FYI- συντομ. από Προς ενημέρωσή σας, το οποίο μπορεί επίσης να μεταφραστεί χονδρικά ως "λάβετε υπόψη". Οι συντομογραφίες ενδείκνυνται για χρήση μεταξύ συναδέλφων, για την επικοινωνία για θέματα ρουτίνας εργασίας. Είναι καλύτερα να μην γράψετε σε έναν άγνωστο, έναν πελάτη.
- Παρακαλούμε βρείτε (δείτε) συνημμένο- κυριολεκτικά "βρείτε στο συνημμένο" (έτσι, φυσικά, κανείς δεν μιλά ρωσικά). Έτσι ενημερώνετε ότι η επιστολή έχει συνημμένο. Για παράδειγμα: Βρείτε συνημμένη την αναφορά - Η αναφορά επισυνάπτεται.
- Για μελλοντικές λεπτομέρειες– «περισσότερες λεπτομέρειες», «για πιο λεπτομερείς πληροφορίες». Κατάλληλο στο τέλος της επιστολής με σύνδεσμο προς τον υπεύθυνο επικοινωνίας: Για περισσότερες λεπτομέρειες, επικοινωνήστε με τον βοηθό μου - Για περισσότερες πληροφορίες, επικοινωνήστε με τον βοηθό μου.
- Ανυπομονώ για την απάντησή σας / ακούσω από εσάς- "Περιμένουμε την απάντησή σας". Ένας ευγενικός τρόπος για να ξεκαθαρίσετε ότι θα ήταν ωραίο να απαντήσετε στην επιστολή σας.
- Σας ευχαριστώ για το χρόνο σας"Σας ευχαριστώ για το χρόνο σας." Μια καθολική φόρμουλα που θα ήταν σκόπιμο να τεθεί πριν από την υπογραφή.
Δείγμα επαγγελματικής επιστολής στα αγγλικά
Ακολουθούν μερικά παραδείγματα επιστολών που γράφτηκαν με διάφορους βαθμούς επισημότητας. Με την επιστολή, θα ενημερώσω τον παραλήπτη ότι η συνάντηση της Παρασκευής έχει επαναπρογραμματιστεί από τις 9:00 έως τις 10:30. Όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα έχουν την ίδια γραμμή θέματος: Η ώρα συνάντησης άλλαξε στις 10:30 π.μ.
1. Πολύ επίσημο.
Αγαπητέ κ. Τζέφερσον,
Ελπίζω το μήνυμά μου να σας βρίσκει καλά. Αυτός είναι ο Sergey Nim από τη Roga and Kopyta Inc. Ήθελα να σας ενημερώσω για τη συνάντηση που έχουμε την Τρίτη. Λόγω των καιρικών συνθηκών έχει μεταφερθεί από τις 9:00 π.μ. έως τις 10:30 π.μ.
Θα θέλατε να με ενημερώσετε εάν θα μπορέσετε να το παρακολουθήσετε; Παρακαλώ αποδεχτείτε τη συγγνώμη μου για την ταλαιπωρία.
με εκτιμιση,
Σεργκέι Νιμ
Roga and Kopyta Inc.
Οι διατυπώσεις αυτής της επιστολής δίνονται από:
- Εφεση Αγαπητέ κ. Τζέφερσον.
- Φράση Ελπίζω το μήνυμά μου να σας βρίσκει καλά- μια πιο επίσημη εκδοχή της φράσης Ελπίζω να είσαι καλά.
- τζίρος θα ήσουν τόσο ευγενικός όσο – θα είσαι τόσο ευγενικός.
- Απολογία Σε παρακαλώ δέξου την συγνώμη μουσε παρακαλώ δέξου την συγνώμη μου.
- με εκτιμισηστο τέλος της επιστολής, το όνομα της εταιρείας.
2. Λιγότερο επίσημο.
Γεια σου Alex,
Αυτός είναι ο Sergey από τη Roga and Kopyta Inc. Ήθελα να σας ενημερώσω για τη συνάντηση που έχουμε την Τρίτη. Λόγω των καιρικών συνθηκών η συνεδρίαση έχει μεταφερθεί από τις 9:00 π.μ. έως τις 10:30 π.μ.
Παρακαλώ ενημερώστε με αν θα μπορέσετε να το παρακολουθήσετε. Συγγνώμη για την αναστάτωση.
τις καλύτερες ευχές,
Η τυπικότητα μειώνεται κατά:
- Μια πιο απλή διεύθυνση, διεύθυνση με όνομα.
- Συγνώμηαντί για «δέξου τη συγγνώμη μου».
- Ένα λιγότερο επίσημο τέλος της επιστολής: τις καλύτερες ευχές.
Οι περισσότερες επαγγελματικές επιστολές είναι γραμμένες με αυτόν τον τόνο. Οι μεσαιωνικές φόρμουλες ευγένειας, μάλιστα, δεν χρειάζονται πλέον σε κανέναν.
3. Ανεπίσημα, αλλά εντός της ευπρέπειας της επαγγελματικής αλληλογραφίας, για παράδειγμα, σε οικείο συνάδελφο.
Ήθελα απλώς να σας ενημερώσω ότι η συνεδρίαση της Παρασκευής είχε μεταφερθεί στις 10:30 π.μ. Μ. Λυπάμαι πραγματικά γι' αυτό. Wθα μπορέσετε να το παρακολουθήσετε;
Σύντομο και επί της ουσίας. Οι συνάδελφοι που βλέπετε καθημερινά στη δουλειά δεν χρειάζεται να ρωτούν κάθε φορά σε ένα γράμμα πώς τα πάνε.
Εν κατακλείδι, θα δώσω μερικές γενικές συμβουλές που δεν ταιριάζουν σε κανένα από τα παραπάνω σημεία.
1. Δηλώστε την ουσία του γράμματος στη γραμμή θέματος.
Το θέμα πρέπει να είναι εξαιρετικά κατατοπιστικό και ταυτόχρονα σύντομο. Ένα άτομο μπαίνει στο γραφείο, ανοίγει το Outlook και βλέπει 20 email. Γρήγορα "σαρώνει" θέματα με τα μάτια του - ήδη σε αυτό το στάδιο θα πρέπει να είναι σαφές σε αυτόν γιατί του γράψατε. Είναι πολύ κακή ιδέα να γράφετε θέματα για το τίποτα: «Παρακαλώ διαβάστε το», «Σημαντικό», «Γεια». Να είστε συγκεκριμένοι: «Έγκριση κράτησης», «Καθυστέρηση πτήσης έως τις 12:00 π.μ.», «Προσανατολισμός στις 9:00 την Τρίτη», «Πρόγραμμα για τον Μάιο».
2. Να είστε ευγενικοί.
Στην επαγγελματική επικοινωνία, η ευγένεια είναι απαραίτητη. Είναι σημαντικό να τηρείτε την εθιμοτυπία, να γράφετε "ευχαριστώ" και "παρακαλώ", διαφορετικά, εάν δεν χαλάσετε τις σχέσεις με τους ανθρώπους, τότε θα τους κάνετε λίγο πιο τεταμένους. Στον επιχειρηματικό κόσμο, υπάρχει ήδη αρκετή ένταση, δεν χρειάζονται περισσότερα.
Σημειώστε επίσης ότι στα αγγλικά, η προστακτική διάθεση χωρίς «παρακαλώ» μπορεί σε πολλές περιπτώσεις να θεωρηθεί ως εντολή, ειδικά στο γραπτό, όπου, σε αντίθεση με τον προφορικό λόγο, ο επιτονισμός δεν αντανακλάται.
- Στείλτε μου την ετήσια έκθεση. - Στείλτε μου την ετήσια έκθεση (παραγγελία).
- Παρακαλώ στείλτε μου την ετήσια έκθεση. – Στείλτε μου την ετήσια έκθεση (αίτημα).
Όταν ζητάτε κάτι, προσφέρετε κάτι ή δίνετε εντολή (και αυτό είναι το περιεχόμενο του 90% των γραμμάτων), συνηθίζεται να το κάνετε εντός των ορίων της ευπρέπειας, χωρίς να μεταβείτε σε έναν αυθαίρετα επιβλητικό τόνο.
3. Αποφύγετε την ασάφεια, να είστε ακριβείς.
Στην επαγγελματική αλληλογραφία δεν υπάρχει χώρος για εξυπνάδα, σαρκασμό, ειδικά όταν υπάρχει επικοινωνία μεταξύ ανθρώπων από διαφορετικές χώρες. Η επιχειρηματική γλώσσα είναι εξαιρετικά στείρα, γιατί κάθε είδους χιούμορ αστεία μπορεί να παρεξηγηθεί. Επίσης, μην περπατάτε για πολλή ώρα, αναφέρετε ξεκάθαρα και συγκεκριμένα την ουσία του μηνύματος.
4. Κρατήστε το σύντομο και απλό. Μην είσαι έξυπνος!
Προσπαθήστε να αποφύγετε μεγάλες προτάσεις, δύσκολες διατυπώσεις. Γράψε με απλές λέξεις χωρίς σύνθετες προτάσεις με μια ντουζίνα δευτερεύουσες προτάσεις. Όσο πιο περίπλοκα γράφετε, τόσο πιο πιθανό είναι να κάνετε λάθη και να μπερδέψετε τον παραλήπτη.
Μην προσπαθήσετε να δείξετε ότι γνωρίζετε «έξυπνες» λέξεις και φράσεις. Είναι μάταιο. Αν χρησιμοποιήσετε σωστά ένα σωρό έξυπνες λέξεις, θα ακούγεται κάπως αλαζονικό, αν το χρησιμοποιήσετε λάθος, θα είναι αστείο.
5. Εάν είναι απαραίτητο, δομήστε το γράμμα.
Για παράδειγμα, πρέπει να ορίσετε μια λίστα επιθυμιών για το σχεδιασμό της αίθουσας γάμου. Γράψτε τα ως λίστα, όχι ως μία παράγραφο-φύλλο. Χρησιμοποιήστε μια αριθμημένη λίστα ή κουκκίδες (κουκκίδες).
6. Σαφώς αφήστε τον αναγνώστη να καταλάβει τι θέλουν από αυτόν.
Μερικές φορές υπάρχουν γράμματα, αφού διαβάσετε τα οποία δεν μπορείτε να καταλάβετε αν θέλουν να κάνετε κάτι ή απλώς σας ενημερώνουν; Εάν ο αναγνώστης υποτίθεται ότι πρέπει να απαντήσει, να προωθήσει την επιστολή, να σηκωθεί και να πάει κάπου κ.λπ., βεβαιωθείτε ότι η επιστολή (αρχή, τέλος, αρχή και τέλος) περιέχει μια σαφή δήλωση του τι πρέπει να γίνει.
7. Ελέγξτε την επιστολή πριν την αποστολή.
Αφού γράψετε ένα μήνυμα, διαβάστε το ξανά. Βεβαιωθείτε ότι η επιστολή είναι γραμμένη ευγενικά, χωρίς αμφισημίες, η ουσία της είναι ξεκάθαρη. Είναι εντάξει αν το κείμενο είναι ατελές και αμφιβάλλετε για κάποιο κόμμα. Ακόμη και οι φυσικοί ομιλητές μπορούν πολύ σπάνια να γράψουν στα αγγλικά με 100% αλφαβητισμό (καθώς και στα ρωσικά), αλλά προσπαθήστε να μην κάνετε τουλάχιστον προφανή λάθη και τυπογραφικά λάθη.
8. Μάθετε από τους συναδέλφους, διαβάστε αλληλογραφία στην εταιρεία.
Αυτή η συμβουλή είναι για όσους χρειάζονται την ικανότητα της επαγγελματικής αλληλογραφίας για εργασία. Διαφορετικές εταιρείες μπορεί να έχουν τις δικές τους τοπικές ιδιορρυθμίες σχετικά με την αλληλογραφία. Για παράδειγμα, κάπου θεωρείται κακή συμπεριφορά να απευθυνόμαστε ονομαστικά, και κάπου θα γελάνε αν γράψετε «Αγαπητέ Παύλο» αντί για «Γεια σου Παύλο». Ρωτήστε τους συναδέλφους σας τι και πώς είναι σύνηθες για εσάς, διαβάστε την καθημερινή αλληλογραφία τους - αυτό λειτουργεί καλύτερα από οποιοδήποτε εγχειρίδιο αγγλικών για επιχειρήσεις.
Οι φιλοι! Ο κόσμος συχνά με ρωτάει, αλλά τώρα δεν ασχολούμαι με το φροντιστήριο. Αν χρειάζεστε δάσκαλο, συνιστώ ανεπιφύλακτα - υπάρχουν γηγενείς (και μη) δάσκαλοι εκεί👅 για όλες τις περιπτώσεις και για κάθε τσέπη😄 Συνιστώ αυτόν τον ιστότοπο, γιατί εγώ ο ίδιος έχω περάσει περισσότερα από 80 μαθήματα με τους δασκάλους που βρήκα εκεί - και σας συμβουλεύω να δοκιμάσετε!
Οι ακόλουθες εκφράσεις χρησιμοποιούνται πιο συχνά για τη σύνταξη επίσημων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:
1. Αν θέλουμε να επισυνάψουμε ένα αρχείο, τότε καθορίζουμε:
Σας παρακαλούμεεύρημαεπισυνάπτεται- Παρακαλώ δεχθείτε ως συνημμένο
Σας παρακαλούμε εύρημα επισυνάπτεται μου ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟ. – Παρακαλούμε αποδεχτείτε στο συνημμένοτο βιογραφικό μου.
Σας παρακαλούμε εύρημα επισυνάπτεται φωτογραφίες από ο διάσκεψη. – Παρακαλούμε αποδεχτείτε στο συνημμένοφωτογραφίες από το συνέδριο.
2. Αν θέλουμε να προωθήσουμε (ανακατευθύνουμε) το γράμμα, χρησιμοποιούμε την έκφραση:
Έχω προωθήσει _______ σε εσένα. – Σας διαβίβασα ________.
Διαβιβάζω _______ σε εσένα. - Σας αποστέλλω _______.
Έχω προωθήσειΤο βιογραφικό του Bill σε σας. -Εγώ ανακατευθυνθεί Σε εσένα περίληψη Νομοσχέδιο.
ΔιαβιβάζωΤο email του Γιάννη προς εσάς. -Προώθηση Σε εσέναΤο email του Γιάννη.
3. Αν θέλουμε να επισημάνουμε κάποιον στο αντίγραφο της επιστολής, τότε χρησιμοποιούμε την έκφραση:
(όνομα) σε αυτό το email |
– Σημείωσα (όνομα) στο αντίγραφο αυτού του e-mail.
Εγώ` ve cc` ρε Ουμάρ επί Αυτό ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ. – Έκανα tag τον Ουμάρ σε ένα αντίγραφο αυτού του email.
* Αντιγράψαμε τον Ουμάρ προς τηνδιατήρησηαυτόνσεοβρόχος. Έχουμε επισημάνει τον Ουμάρ στο αντίγραφο της επιστολής για να τον ενημερώνουμε.
Παρακαλώ κρατήστε με ενήμερο. -Σας παρακαλούμε, Κρατήστε μου σε σειρά μαθημάτων.
4. Η ακόλουθη έκφραση θα βοηθήσει στην ολοκλήρωση της επιστολής:
Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου. -Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, επικοινωνήστε μαζί μου.
Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου.
με εκτιμιση,
Γιάννης –
Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, επικοινωνήστε μαζί μου.
Με εκτιμιση,
Γιάννης
5. Για να συμπληρώσουμε το γράμμα, χρησιμοποιούμε τις ακόλουθες εκφράσεις:
Ανυπομονώ να | ακούωingαπόεσείς- Περιμένω απάντηση από εσάς. συναντώingεσείς- Ανυπομονώ να σε συναντήσω. τα δικα σουαπάντηση- Αναμένοντας την απάντησή σας. |
Ανυπομονώ + ρήμα + ing- περίμενε ανυπόμονα)
Για να ολοκληρώσετε ένα email, χρησιμοποιήστε τις ακόλουθες εκφράσεις:
είδοςΧαιρετισμοί (Χαιρετισμοί) – Με τις καλύτερες ευχές, με εκτίμηση
ΖεστόςΕυχές — Με τους καλύτερους χαιρετισμούς
Δικος σουΣτα αληθεια- Με εκτίμηση, με σεβασμό.
Αγγλικό ανέκδοτο
Ο πρωινός στο φτηνό εστιατόριο προσπάθησε να συνομιλήσει με τον άντρα δίπλα του στον πάγκο.
«Φοβερό βροχερό ξόρκι σαν την πλημμύρα».
"Η πλημμύρα?" Ο τόνος ήταν ευγενικός, αλλά διερευνητικός.
«Ο κατακλυσμός-Νώε, η Κιβωτός, το όρος Αραράτ».
Ο άλλος δάγκωσε μισή φέτα ψωμί, κούνησε το κεφάλι του και μουρμούρισε πυκνά:
«Δεν έχω διαβάσει τη σημερινή εφημερίδα».
Η επιχειρηματική επικοινωνία είναι ο δικός της κόσμος με τους δικούς της νόμους. Πολλά εξαρτώνται από το πώς συμμορφωνόμαστε με αυτούς τους νόμους: την εντύπωση που αφήνουμε στους συναδέλφους και τους συνεργάτες, την παραγωγικότητα της εργασίας, ακόμη και την επαγγελματική ανέλιξη.
Ξεχωριστή θέση στην επαγγελματική επικοινωνία κατέχει η επαγγελματική αλληλογραφία, που είναι καθημερινή υποχρέωση των περισσότερων εργαζομένων γραφείου και όχι μόνο. Η ικανότητα σωστής διεξαγωγής επαγγελματικής αλληλογραφίας μπορεί να είναι μια καλή βοήθεια για τη σύναψη κερδοφόρων συμφωνιών και τη δημιουργία της εικόνας της επιχείρησής σας.
Ας δούμε μερικά από τα χαρακτηριστικά μιας επαγγελματικής επιστολής. Έτσι, η επαγγελματική αλληλογραφία είναι:
- χρήση τυπικών φράσεων και κλισέ
- συναισθηματική ουδετερότητα,
- σημασιολογική ακρίβεια και συνοπτική παρουσίαση,
- καλά δομημένο επιχείρημα.
Η επαγγελματική αλληλογραφία στα αγγλικά είναι το ίδιο σύνολο κανόνων και κλισέ, μερικά από τα οποία προτείνουμε σε όλους όσους εργάζονται με ξένους συνεργάτες ή σε διεθνείς εταιρείες. Φέρνουμε στην προσοχή σας μερικές χρήσιμες φράσεις που θα διακοσμήσουν την επαγγελματική σας αλληλογραφία. Αυτές οι φράσεις θα τονίσουν τον επαγγελματισμό σας και θα σας βοηθήσουν να διαμορφώσετε την εικόνα ενός επιχειρηματία. Έναρξη; μ!
1.Παρακαλώ βρείτε το συνημμένο
Ας ξεκινήσουμε με τα κλασικά. Συχνά πρέπει να επισυνάψετε διάφορα έγγραφα ή άλλα αρχεία στην επιστολή. Προκειμένου να ειδοποιηθεί ο παραλήπτης για την παρουσία ενός συνημμένου, αυτή η φράση είναι τέλεια. Εξάλλου, η λέξη "Attachment" στη μετάφραση σημαίνει "επένδυση". Η φράση πρέπει να χρησιμοποιείται στο τέλος της επιστολής.
Ακολουθούν μερικά παραδείγματα χρήσης:
- Βρείτε συνημμένο το χαρτοφυλάκιό μου.
- Βρείτε συνημμένο αντίγραφο της συμφωνίας/σύμβασης.
2. Έχω προωθήσει
Αυτή η φράση μπορεί να χρησιμοποιηθεί εάν πρέπει να προωθήσετε το email σε άλλους παραλήπτες. Για να ειδοποιήσετε τον παραλήπτη σχετικά, η φράση "Έχω προωθήσει" είναι τέλεια. Για παράδειγμα:
- Σας έχω προωθήσει το βιογραφικό της Άννας.
- Σας έχω προωθήσει το email του Γιάννη.
3.Έχω κλείσει
Ένα άτομο που δεν είναι μυημένο σε όλα τα μυστικά των ιδιαιτεροτήτων της επαγγελματικής αλληλογραφίας μπορεί να μην καταλάβει τι σημαίνει αυτή η περίεργη συντομογραφία. Αλλά είμαστε επαγγελματίες. Το "I've cc'ed" είναι μια συντομογραφία που σημαίνει I have carbon copied. Η φράση σημαίνει «βάλτε κάποιον σε ένα αντίγραφο για να λαμβάνει γράμματα».
Επομένως, εάν πρέπει να ενημερώσετε κάποιον ότι έχετε βάλει άλλους παραλήπτες σε ένα αντίγραφο, μη διστάσετε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη φράση. Για παράδειγμα:
- Πήρα τη Σάρα σε αυτό το email.
- Έχω επισημάνει τον Jack και τον Jimmy σε αυτά τα email.
Όσον αφορά τις συντομογραφίες που δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν στην επαγγελματική αλληλογραφία, συνήθως γίνεται εξαίρεση για αυτήν την περίπτωση.
4.Για περισσότερες λεπτομέρειες
Αυτή η φράση είναι ένας αποδεδειγμένος τρόπος για να τελειώσετε ευγενικά την επιστολή σας στα αγγλικά. "Για περισσότερες λεπτομέρειες", σημαίνει "για πιο λεπτομερείς πληροφορίες", "περισσότερες λεπτομέρειες". Παραδείγματα χρήσης:
- Για περισσότερες λεπτομέρειες επικοινωνήστε μαζί μου οποιαδήποτε στιγμή.
- Για περισσότερες λεπτομέρειες γράψτε στον υπεύθυνο πωλήσεων μας.
Μια άλλη φράση που θα σας βοηθήσει να ολοκληρώσετε ευγενικά είναι «Αν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου». Σε μετάφραση, αυτό σημαίνει "Αν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να μου γράψετε."
5. Ανυπομονώ
Η φράση «κοιτάζω μπροστά» σημαίνει «να περιμένω με ανυπομονησία». Έτσι, εάν ανυπομονείτε για μια απάντηση ή κάποια άλλη ενέργεια από τον παραλήπτη, τότε θα ήταν πολύ σωστό να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη φράση. Για παράδειγμα:
- Περιμένω με ανυπομονησία την απάντησή σας.
- Ανυπομονώ για την απάντησή σας.
Η φράση χρησιμοποιείται καλύτερα στο τέλος της επιστολής.
Όταν γράφετε ένα γράμμα, πρέπει να είστε ευγενικοί ακόμα και όταν δεν το νιώθετε πραγματικά. Η ικανότητα σύνταξης ικανών επιστολών σε οποιαδήποτε κατάσταση αντικατοπτρίζει τον επαγγελματισμό, την καλή εκτροφή και τη γνώση της επιχειρηματικής ηθικής. Εν κατακλείδι, υπενθυμίζουμε ότι στην επαγγελματική αλληλογραφία πρέπει να δείξετε την ακρίβεια της διατύπωσης και τον άψογο γραμματισμό. Είναι επίσης απαράδεκτη η χρήση συντομογραφιών (με σπάνιες εξαιρέσεις).
Γράψτε σωστά τα email στα αγγλικά, αγαπητοί φίλοι! Καλή τύχη!
